Bien renseigner son logiciel de rédaction d'actes pour mieux performer

En effet, c'est là où vous centralisez toutes les informations relatives à vos clients, que ce soit les pièces constitutives d'un dossier, les échéances, les différents actes réalisés en leurs noms, l'historique des relations que vous entretenez avec eux, etc. Bref, vos logiciels de rédaction d'actes sont de vraies mines d'or !

Mais souvent, les données contenues dans vos logiciels de rédaction d'actes ne sont à pas à jour. Par manque de temps ou de processus bien définis, vos collaborateurs n'ont pas le réflexe de venir compléter les informations d'un dossier. Et ceci a de vrais conséquences négatives pour votre activité.

Dans cet article, nous allons voir à travers des exemples concrets comment le fait de bien renseigner votre logiciel de rédaction d'actes peut bénéficier à votre activité !

LRA mal renseigné, ennuis assurés

Un logiciel de rédaction d'actes qui n'est pas à jour, c'est synonyme de nombreux problèmes dans votre organisation quotidienne à l'étude. Que ce soit au niveau opérationnel, ou d'un point de vue stratégique, l'absence de données fiables sur vos dossiers client aura des répercussions négatives :

1. Sur le suivi de vos dossiers clients
2. Sur l'anticipation et les prévisions de votre activité
3. Sur l'animation de vos clients historiques

Un logiciel de rédaction d'acte mal renseigné peut vite devenir un calvaire pour vous et vos collaborateurs !

Confusion dans le suivi des dossiers

"Comment ça la Promesse de Vente des Durant est demain à 10h? Qui est en charge de ce dossier? Je n'ai plus aucun créneau dispo dans mon agenda, il va falloir décaler !"

C'est ce qui arrive quand votre logiciel de rédaction d'actes n'est pas à jour. L'information sur les échéances à venir n'est ni correcte ni disponible, et ceci engendre plusieurs problème :

• vous perdez du temps à cherche l'information d'abord, à re-planifier les rendez-vous ensuite
• cette situation engendre un stress et un sentiment d'urgence pour vous et vos collaborateurs
• vous passez à côté d'une signature, et donc d'un revenu potentiel pour l'étude
• votre client qui attendait de signer sa promesse depuis 1 mois est mécontent et déçu - il va faire la vente avec vous mais ne vous confiera plus de dossiers à l'avenir

Pas de prévisions d'activité, ni d'anticipation

Lorsque votre logiciel de rédaction d'actes n'est pas bien renseigné, il devient plus compliqué de réaliser des prévisions de votre activité. Pour la simple et bonne raison que l'information n'existe pas, ou si elle existe, elle n'est pas accessible facilement. Ainsi, vous n'êtes pas en mesure :

• d'anticiper l'évolution de votre chiffre d'affaire des prochains mois,
• de prévoir les prochains pics d'activité,
• de planifier des embauches en fonction de la charge de travail à venir

Et si comme beaucoup vous utilisez excel pour récapituler l'ensemble des dossiers en cours, vos collaborateurs continuent eux d'utiliser le LRA de l'étude pour renseigner les nouveaux dossiers. Vous basez donc vos prévisions sur des données incomplètes, et vous le savez, c'est dangereux.

De plus, vous perdez un temps non négligeable à re-saisir la données depuis votre LRA (ou tout autre outil utilisé par vos collaborateurs) dans votre excel. Décidément, sans logiciel de rédaction d'actes à jour, c'est toute votre organisation qui se complique.

Sans historique, pas d'animation clients possible

Vos collaborateurs sont systématiquement ballottées entre deux missions avec des temporalités différentes :

• d’un côté l’obligation de répondre aux demandes client rapidement ;
• de l’autre le besoin de prendre du recul pour planifier la constitution de leurs dossiers clients, et la rédaction des actes qui suivront. Mettre en place une organisation proactive en somme.

C’est souvent le premier qui l’emporte. Et c'est le même problème pour vous.

En tant que notaire, vous devez, en plus d'assurer le bon fonctionnement de votre étude, développer votre activité et capitaliser sur vos clients existants.

Mais sans information client fiable bien renseignée dans votre logiciel de rédaction d'actes, il est plus compliqué d'avoir une vision globale de l'historique entre vous et votre client. Et donc d'élaborer une stratégie d'animation de votre base client !

Comment tenir à jour votre logiciel de rédaction d'actes

Un LRA ça s’entretien ! Veillez à toujours vous assurer que les données qu’il contient sont exactes, et à jour. Pour cela, nous allons voir ensemble quel.le.s sont  :

1. les information clefs à renseigner
2. les rituels à mettre en place pour tenir à jour votre LRA sans effort
3. les analyses que vous allez pouvoir réaliser grâce à ces informations

Vous verrez que grâce à une donnée bien renseignée, vous allez pouvoir améliorer vos performances simplement !

Les informations clefs à renseigner

Votre LRA contient souvent de nombreux champs qu'il n'est pas toujours nécessaire de remplir. Néanmoins, les informations listées ci-dessous doivent impérativement être renseignés pour chaque nouveau dossier client.

• Le nom de vos clients : c'est ce qui va permettre de rattacher chaque actes et dossier à un client unique, et d'établir l'historique de chacun de vos clients pour animer la relation avec eux.
• Le type de dossier (Vente, Succession, Licitation, etc) : pour qualifier votre activité, et identifier les services qui génèrent le plus de volume. Un conseil, ayez un référentiel commun à toute l'équipe pour éviter les fantaisies ou erreurs de saisie et faciliter l'analyse de ces données
• Les dates : d'ouverture du dossier, de signature prévisionnelle, de signature effective des actes. Sans date, pas de prévisions. Sans prévisions, pas d'anticipations. Vous connaissez la suite !
• Le revenu prévisionnel / les émoluments : combien l'étude va-t-elle toucher à l'issu de la signature des actes ? Cet élément est clef pour réaliser vos prévisions financière, il doit être impérativement renseigné pour chaque dossier. Si vous n'avez pas encore d'information sur l'intervention d'un second confrère, renseignez une estimation - c'est mieux que rien !
• Les responsables des dossiers : qui gère quoi en somme ! Super important pour animer vos équipes, leur donner des objectifs, et répartir la charge de travail entre vos collaborateurs.

Les rituels à mettre en place

Animer et objectiver votre équipe

Une bonne technique consiste à faire des revues mensuelles d'activité avec chacun.e de vos collaborateurs.trices, afin de s’assurer que les projets en cours sont toujours d’actualité et complets, que les points bloquants des dossiers qui ne sortent pas sont bien identifiés, et que les actes signés ont bien été notés.

En se basant sur votre LRA ou sur un outil de pilotage comme Notarly pour animer votre rendez-vous avec vos collaborateurs, vous allez gagner en efficacité et créer un accord tacite avec votre équipe. Vos collaborateurs sont évalués sur ce qui existe dans le logiciel que vous utilisez, et le gardent à jour plus naturellement.

Planifier un "nettoyage" tous les trimestres

Il est également important de nettoyer régulièrement son LRA. Un dossier inactif a-t-il besoin de figurer dans votre LRA pour les 100 prochaines années ? Non.

N’hésitez pas à supprimer les données obsolètes et à mettre à jour régulièrement le statut de vos dossiers. Dédier à ce "nettoyage" un créneau d'une heure tous les trimestre vous permettra d'être complètement à jour dans vos informations clients.

Valorisez vos données dans un outil de suivi d'activité comme Notarly

Une fois que votre logiciel de rédaction d'actes est à jour, et que vous avez pu mettre en place les processus en interne pour garantir sa mise à jour, vous allez pouvoir exploiter les données qui s'y trouvent. C'est à ce moment là que Notarly entre en jeu !

Grace a notre logiciel, vous allez pouvoir très simplement :

• Gagner du temps et être plus efficace dans le suivi de vos dossiers
• Mesurer, prévoir et anticiper votre activité
• Animer votre base client
• Travailler plus sereinement
• Engager vos collaborateurs

Vous souhaitez approfondir le sujet?

Consultez notre article sur les indicateurs à suivre dans le développement de votre étude !

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