Les logiciels de rédaction d'acte, mines d'or insoupçonnées pour les notaires !

Les logiciels de rédaction d'acte, mines d'or insoupçonnées pour les notaires !

Vos logiciels de rédactions d'actes sont de vraies mines d’or pour optimiser l’organisation des offices ! Et ça, personne ne le sait

Dans cet article, nous allons tout vous dire sur les informations qui sont contenues dans votre logiciel de rédaction d'acte !

Et surtout, nous allons vous expliquer comment utiliser ces informations pour organiser votre quotidien à l'étude. Et gagner en productivité, et en sérénité dans votre travail.

C'est parti !

Un outil indispensable au quotidien des notaires

Le logiciel de rédaction d'acte, c'est un outil utilisé au quotidien dans les offices. Il permet aux notaires et à leur collaborateur de travailler et de rédiger des actes notariés. Mais comment ça marche en détail? Et quels sont les avantages de ces logiciels?

Un Logiciel de Rédaction d'Actes (LRA), qu'est-ce que c'est?

Le logiciel de rédaction d’actes notariés, c'est un outil dédié à la rédaction d’actes notarié. Un acte notarié est un document rédigé par un notaire à la demande du client, qui fait office de preuve.

Cet acte juridique solennel est établi et signé par le/la notaire. En tant qu'officier public ministériel, le notaire confère le caractère d’authenticité à un acte. C'est pour ça que certains actes sont aussi appelé aussi des "actes authentiques".

L'acte notarié peut être de nature diverse, selon la situation rencontrée par celui/celle qui en a besoin. On trouve ainsi des actes de ventes, de promesses de vente ou d’achat, de donations, de successions, de contrats de mariage, etc.

Les avantages des logiciels de rédaction d'actes

Mais revenons à nos moutons : le logiciel de rédaction d'actes notariés !

Il permet de collecter, de classer et d’archiver tous les pièces et documents nécessaires à la constitution des dossiers.Il est utilisé quotidiennement dans les études, par les clercs de notaires, les notaires assistants, mais aussi par les chefs de service et par les notaires eux mêmes.

Cet outil leur permet de :

  • Collecter et stocker tous les documents relatifs à un acte et à un client, au même endroit
  • Rédiger des actes authentique, les éditer et les conserver
  • Retrouver une information précise sur un client ou un dossier lorsqu'ils en ont besoin

Et ces logiciels contiennent de nombreuses informations qui peuvent vous aider à augmenter votre productivité et celle de vos équipes.

Votre logiciel de rédaction d'acte (LRA) contient des données qui peuvent vous aider à piloter votre activité

En effet, lorsque vous ouvrez un nouveau dossier client dans votre logiciel de rédaction d'acte, vous remplissez de nombreux champs. Et ils peuvent vous être très utiles au quotidien !

Quelles sont les données contenues dans votre logiciel de rédaction d'actes (LRA) ?

Prenons l'exemple d'un nouveau dossier de vente immobilière que vous auriez à traiter dans votre service d'immobilier actes courants.

Lorsque vous entrez ce dossier dans votre logiciel de rédaction d'acte, vous renseignez :

  • Le nom des parties (vendeurs et acquéreurs)
  • Le type de dossier en question (ici, vente immobilière)
  • Le notaire et le collaborateur qui sont en charge du dossier
  • Le prix de vente
  • Le revenu prévisionnel de l'étude associé à cette vente
  • La date d’ouverture du dossier
  • La date prévue de signature de l'acte
  • Et bien d'autres éléments .. !

Que faire des données de votre logiciel de rédaction d'actes (LRA) ?

Lorsque ces informations sont traitées et présentées correctement, elles peuvent vous être très utiles dans l'organisation et la gestion de votre activité notariale !

Elles peuvent notamment vous permettre de :

  • Connaître précisément votre charge de travail et savoir sur combien de dossier vous travaillez en ce moment
  • Organiser votre planning et vos prochaines signatures d'actes, selon les dates d'échéance de vos dossiers
  • Répartir les dossiers entrants entre vos collaborateurs, en prenant en compte leur charge de travail respectives
  • Avoir une vision sur le chiffre d'affaire que vous générez (en tant que collaborateur, en tant que service, et même à l'échelle de l'étude toute entière)

Incroyable non ? Alors comment trouver et utiliser ces informations sans perdre de temps? C'est ce que nous allons voir juste après !

Utiliser les données contenues dans vos logiciels de rédaction d'acte (LRA)

Maintenant que vous savez la mine d'or que vous pouvez trouver dans votre logiciel habituel, voyons ensemble comment récupérer ces données et s'en servir pour optimiser votre activité.

Téléchargez vos données

La première chose dont vous avez besoin, c'est d'accéder au fichier qui contient l'ensemble des données enregistrées dans votre logiciel de rédaction d'acte.

Pour ça, rien de plus simple ! Vous pouvez simplement les télécharger depuis la page d'accueil de votre logiciel de rédaction d'acte. Nous vous expliquerons bientôt comment le faire facilement dans un tutoriel dédié.

Une fois téléchargée sur votre ordinateur, ces données prennent en général la forme d'un fichier excel (.xls) ou csv (.csv).

Exploitez ces données selon vos besoins

Lorsque vous avez ces données en main, vous avez l'embarras du choix pour les lire et les exploiter ! Vous pouvez, selon le temps que vous avez et l'objectif que vous vous êtes fixé :

  • Créer un fichier excel qui répertorie l'ensemble de vos dossiers classés par date, par collaborateur, ou encore par revenu prévisionnel
  • Reporter manuellement ces données dans un logiciel d'organisation des tâches, comme Asana ou Trello, et planifier votre activité
  • Intégrer vos données automatiquement dans un logiciel de pilotage d'activité, qui vous synthétise toutes vos données d'activité dans une interface généralement simple et intuitive

Et rendre vos données notariées actionnables, c'est justement notre coeur de métier chez Notarly !

Grace à notre outil d’organisation des tâches et de pilotage d'activité, vous ferez de votre étude une vraie perle d''organisation ! Vous permettrez à vos collaborateurs de gagner en rapidité et en productivité. Et aussi de travailler plus sereinement, en prévoyant simplement leur charge de travail à l'avance.

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