3 étapes pour réaliser un suivi de dossiers efficace

Suivre la constitution de ses dossiers et prévoir la rédaction des actes et les rendez-vous de signature représente un challenge permanent pour les notaires.

Soit le processus en place dans votre étude est bien rodé et vous êtes efficaces. Soit votre suivi de dossier sera le fruit d'innombrables erreurs, pics de stress, pertes de temps et mécontentement clients.

Que vous soyez à la tête d'une étude ou d'un service, il est primordial pour vous d'optimiser et fluidifier le suivi de vos dossiers. Dans cet article, découvrez les 3 étapes à mettre en place pour ne plus jamais oublier de purger un droit de préemption - et transformer vos clients en véritables ambassadeurs de votre étude !

1 - Renseignez iNot / Signature / Authen.tic

On a vu dans un autre article que les logiciels de rédaction d'actes sont de vraies mines d'or dans l'optimisation du fonctionnement d'un office ! Il ne faut SURTOUT PAS sous estimer l'importance de tenir à jour de iNot, Signature ou Authen.tic. C'est simple, si les informations qui s'y trouvent sont mal renseignées, vous pouvez dire adieu à une organisation efficace.

Votre logiciel de rédaction d'actes doit impérativement contenir les informations suivantes à jour pour chaque nouveau dossier client.

• Le nom de vos clients : c'est ce qui va permettre de rattacher chaque actes et dossier à un client unique, et d'établir l'historique de chacun de vos clients pour animer la relation avec eux.
• Le type de dossier (Vente, Succession, Licitation, etc) : pour qualifier votre activité, et identifier les services qui génèrent le plus de volume. Un conseil, ayez un référentiel commun à toute l'équipe pour éviter les fantaisies ou erreurs de saisie et faciliter l'analyse de ces données
• Les dates : d'ouverture du dossier, de signature prévisionnelle, de signature effective des actes. Sans date, pas de prévisions. Sans prévisions, pas d'anticipations. Vous connaissez la suite !
• Le revenu prévisionnel / les émoluments : combien l'étude va-t-elle toucher à l'issu de la signature des actes ? Cet élément est clef pour réaliser vos prévisions financière, il doit être impérativement renseigné pour chaque dossier. Si vous n'avez pas encore d'information sur l'intervention d'un second confrère, renseignez une estimation - c'est mieux que rien !
• Les responsables des dossiers : qui gère quoi en somme ! Super important pour animer vos équipes, leur donner des objectifs, et répartir la charge de travail entre vos collaborateurs.

2 - Alignez votre équipe

Sans une équipe alignée et correctement informée, vous aurez beau avoir un logiciel de rédaction d'acte à jour, et des informations actionnables, vous ne pourrez rien en faire. Pour optimiser le suivi de vos dossiers, il est capital de communiquer avec vos collaborateurs sur les processus que vous mettez en place. Détaillez leur vos objectifs, les moyens que vous mettez en oeuvre pour les atteindre, et ce que vous attendez d'eux dans cette mission.

Instituez un point hebdomadaire en équipe. La première chose à mettre en place lorsque vous travaillez en équipe est de mettre en place une réunion hebdomadaire. Préférez le lundi matin, et planifier une réunion courte (1h maximum) pour être efficace et garder tout le monde concentré.e.s. Ayez un ordre du jour précis (par exemple la revue des problèmes rencontrés sur les dossiers la semaine précédente, et les rédactions et signatures de la semaine). Et assurez vous que chacun de vos collaborateurs ressorte de ce point avec des actions précises à mener.

Mettez en place des revues mensuelles individuelles. Une bonne technique consiste à faire des revues mensuelles d'activité avec chacun.e de vos collaborateurs.trices (30 minutes/collaborateur). Ceci vous permettra de vous assurer que les projets en cours sont toujours d’actualité et complets, que les points bloquants des dossiers qui ne sortent pas sont bien identifiés, et que les actes signés ont bien été notés. Profitez en pour leur rappeler l'importance de tenir à jour leur logiciel de rédaction, et utilisez cet outil pour animer ces rendez-vous.

Planifier un "nettoyage" de votre logiciel de rédaction tous les trimestres. Il est également important que vos collaborateurs mettent à jour régulièrement leurs informations. Un dossier inactif a-t-il besoin d'y figurer pour les 100 prochaines années ? Non. Invitez vos collaborateurs à supprimer les données obsolètes et à mettre à jour régulièrement le statut des dossiers dont ils ont la charge. Demandez leur de dédier à ce "nettoyage" un créneau d'une heure tous les trimestres. Ceci vous permettra d'être complètement à jour dans vos informations clients.

3 - Equipez vous d'un outil de pilotage

En ayant constamment la tête dans le guidon, vous parez au plus urgent mais n'avez pas la possibilité de prendre du recul et de réaliser de meilleurs arbitrages, qui pourraient pourtant vous faire gagner bien plus de temps - et vous aider à fidéliser vos clients.Avec des informations sur vos dossiers à jour, et une équipe alignée, il ne vous reste plus qu'à prendre un peu de hauteur. Utilisez un outil de pilotage d'activité comme Notarly pour développer votre activité d'une main de maître !

Priorisez la constitution de vos dossier en cours. Avec un bon outil de pilotage comme Notarly, vous pouvez en un clin d'oeil adopter une vision pragmatique de votre stock de dossier. Vous savez combien de dossiers arrivent à échéances dans les prochaines semaines, lesquels devront mobiliser vos équipes et lesquels pourront être décalés si besoin. Utilisez votre outil de pilotage pour animer vos points hebdomadaires avec votre équipe.

Sachez précisément où vous en êtes sur chaque dossier. Dans Notarly, toutes les pièces nécessaires à la constitution de vos dossiers sont listées et standardisées. Vos collaborateurs renseignent ces informations au fil de la constitution, et chacun peut savoir à tout moment où en est la constitution des dossiers en cours. Le droit de préemption a-t-il bien été purgé? Dans Notarly, vous avez votre réponse en deux clics.

Répartissez la charge de travail entre vos collaborateurs. Avec Notarly, vous savez à chaque instant qui est en charge de quel dossier. Evitez les approximations, et allez droit au but lorsque vous avez des questions en mobilisant le bon collaborateur, au bon moment. Vous gagnerez du temps en anticipant la répartition des dossiers entrants, et travaillerez plus sereinement en connaissant exactement la charge de travail de chacun. Utile aussi pour prévoir et échelonner les congés de votre équipe !

Vous souhaitez en savoir plus sur les indicateurs à mettre en place dans votre étude / votre service pour mesurer votre efficacité et accroitre vos performances ? Consultez notre article sur les indicateurs à suivre dans le développement de votre étude !

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