Fluidifier la gestion de vos dossiers en 3 étapes

Le notariat connaît aujourd’hui une pénurie de collaborateurs sans précédent. Entre 3.000 et 5.000 personnes manquent à l’appel dans les offices selon le Conseil Supérieur du Notariat. Et malgré cela, les attentes de vos clients restent hautes. Très hautes. Ils veulent de la réactivité, de la transparence et de la qualité. Il faut donc faire vite et bien, en disposant de ressources plus que jamais limitées.

Alors comment s’assurer d’allouer les bonnes ressources et les bons collaborateurs aux bons endroits? Et comment fluidifier encore plus le traitement de vos dossiers?

Découvrez en dessous 3 étapes qui vous permettront d'optimiser le suivi de vos dossiers en cours.

Répartir la charge de travail entre vos collaborateurs

Pour fluidifier la gestion courante, il convient en premier lieu de répartir les nouveaux dossiers entre vos collaborateurs de manière efficace. Avec un indicateur comme la charge de travail par collaborateur, vous savez le volume de dossier que gère chacun de vos collaborateurs. Vous êtes alors en mesure de répartir la charge de travail très facilement, et gagnez du temps. Vous évitez de surcharger inutilement un collaborateur, et mobilisez les bonnes personnes, au bon moment.

Prioriser la constitution de vos dossier en cours

En tenant à jour la date prévisionnelle de signature sur chacun de vos dossiers en cours, vous êtes en mesure de déterminer le degré de priorité de chacun de ces dossiers, et adoptez ainsi une vision pragmatique de votre stock. Vous savez combien de dossiers arrivent à échéances dans les prochaines semaines, lesquels devront mobiliser vos équipes et lesquels pourront être décalés si besoin. Vous pouvez utiliser cet indicateur pour animer des réunions hebdomadaires d’équipe par exemple.

Savoir précisément où vous en êtes sur chaque dossier

Pour répondre à vos clients lorsqu’ils s’inquiètent de l’avancement de leur dossier, il est indispensable de bien gérer leur constitution. Mettre en place un suivi rigoureux des formalités préalables, et donc de l’avancement de la constitution des dossiers vous permettra d’éviter les oublis et de reporter des signatures. Et surtout, vous pourrez savoir à tout moment où en est chaque dossier, et réaliser des passation entre collaborateurs simplement. Le droit de préemption a-t-il bien été purgé? Si vous suivez cette information, fini les soucis de dernière minute.