Les 3 clefs pour réussir l'arrivée de vos nouveaux collaborateurs

Lors du Congrès des Notaires, David Ambrosiano a déploré une pénurie dans le notariat : 5000 collaborateurs manquent à l'appel aujourd'hui dans les études. Alors plus que jamais, il est crucial lorsque vous embauchez d'engager et de fidéliser vos collaborateurs dès les prémisses de votre collaboration.

Mais comment réussir l'arrivée de votre futur.e collaborateurs ? De son arrivée à ce qu'elle/il devienne un pilier de votre organisation, découvrez les bonnes pratiques à mettre en place pour l'impliquer, et en faire un.e véritable allié.e sur du long terme.

1. Prévoyez son arrivée

Après avoir passé beaucoup d'énergie dans son recrutement, vous l'avez enfin trouvé, votre perle rare ! 💎

Mais attention, vos efforts ne s'arrêtent pas là, bien au contraire ! L'arrivée d'un.e nouveau collaborateur, ça ne s'improvise pas. Et il est nécessaire de bien l'anticiper, pour que votre nouvelle recrue ne vous fasse pas faux-bond, et se sente à l'aise dès ses 1ers jours à l'office.

Pour ça, plusieurs choses sont à mettre en place :

1. Gardez contact avec elle/lui tout au long du processus, jusqu'à son arrivée. Profitez par exemple de la signature du contrat pour vous revoir autour d'un café et partager un moment informel en dehors de l'office.
2. Organisez un déjeuner d'équipe avec tous ses futurs collaborateurs. Rien de mieux que de faire connaissance avant d'arriver à l'étude ! Ainsi, ses premiers jours seront facilités, et elle/il se sentira à l'aise à peine le pas de la porte franchit.
3. Faites lui livrer une "box" aux couleurs de l'office. C'est le petit "plus" qui vous permettra d'engager votre collaborateur avant même son arrivée. Envoyez lui quelques petits cadeaux qui représentent votre office. Pas besoin d'y mettre un gros budget, juste du coeur et de la bonne volonté - ce qui compte c'est que ça vous ressemble.

2. Accueillez votre nouvel élément avec toute votre équipe

L'arrivée dans une nouvelle étude est souvent vécue comme une rentrée des classes par les nouveaux collaborateurs. Si certains sont à l'aise sans problème, c'est pour une majorité une étape délicate. D’autant plus lorsqu’on ne connaît personne, sauf la/le notaire qui nous a recruté.

C'est là où votre équipe a un rôle clef à jouer ! En ayant plusieurs interlocuteurs pour l'accompagner lors de sa période d'arrivée, votre nouvelle recrue se sentira davantage intégrée.

Cela peut se traduire par :

1. la nomination d’une marraine / d'un parrain (idéalement quelqu'un d'un service différent de celui dans lequel il/elle sera amené.e à travailler) pour présenter les us et coutumes de l'office,
2. l’attribution d’un référent RH (généralement vous, ou la/le chef.fe de service), dont le rôle sera de faire un suivi hebdomadaire de votre nouveau collaborateurs, et organisera des points réguliers pour s'assurer de son intégration
3. l’organisation de moments informels pour permettre à votre nouvelle recrue de faire connaissance avec ses autres collaborateurs. Pensez par exemple à un déjeuner d'accueil le jour de son arrivée, ainsi qu'à une sortie type "afterwork" avec l'ensemble de l'étude la semaine qui suit !

3. Suivez sa progression

Profitez des premières semaines pour la/le briefer sur le fonctionnement de l'étude, et l'intégrer aux différentes réunions auxquelles elle/il sera amené.e à participer. Et n'oubliez pas, à l'issue de sa période intégration, de lui demander un feedback.

1. Organisez un point hebdomadaire pendant les 1ères semaines. Espacez ensuite si besoin. Conviez la/le aux points d'équipe, et invitez le à assister à des rendez-vous de signature, pour qu'il/elle en connaisse le déroulé et apprenne de votre manière d'animer ce rendez-vous.
2. Demandez lui de vous faire part de ses retours dans un "rapport d'étonnement" : que ce soit sur votre organisation interne, vos outils, etc. Son oeil neuf vous permettra d'améliorer ses processus internes, pour que l'arrivée de vos prochaines recrues se passent encore mieux !
3. Fixez lui des objectifs. Ils vous permettront d'évaluer de manière objective le collaborateur au cours de sa période d’essai. Ici, tenez bien compte du contexte (arrivée dans un service en création, ou au contraire bien établi). Pour fixer des objectifs clairs à votre nouvelle recrue, aidez vous de votre outil de pilotage d'activité Notarly. Vous pourrez y suivre sa charge de travail, ou sa productivité. Si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à nous demander une démo !