Le pilotage d’un multi-office
L’installation et le déploiement du logiciel Notarly (formation des équipes incluse) ont été réalisés en moins d’1 mois. Les réalisations se sont faites autour de 3 piliers : La saisie des dossiers dans le logiciel de rédaction iNot ; Piloter le chiffre d’affaire du multi-office ; Dynamiser le suivi des dossiers
Le multi-office de Me FORTIER en chiffres
Contexte et objectifs
Contexte : il n’y plus de logiciel de suivi de nos dossiers à l’étude, et la structure est sur le point de s’étoffer avec l’ouverture d’un second office. Les associés souhaitent développer des pôles de compétence différents sur chaque office, et garder un seul outil de suivi de dossier. A l’époque, il était compliqué de centraliser le suivi de dossier dans Septeo, et Me FORTIER souhaitait unifier son suivi de dossier.
Ce qu’il souhaite mettre en place :
- Superviser le suivi de dossier, pour faire en sorte de respecter les timings traditionnel de sortie de dossier
- Piloter le chiffre d’affaire, à l’échelle du multi-office, mais aussi office par office
Réalisations
L’installation et le déploiement du logiciel Notarly (formation des équipes incluse) ont été réalisés en moins d’1 mois.Les réalisations se sont faites autour de 3 piliers :
- La saisie des dossiers dans le logiciel de rédaction iNot
- Piloter le chiffre d’affaire du multi-office
- Dynamiser le suivi des dossiers
Fiabiliser la saisie des dossiers
- Notarly valorise les données présentes dans le logiciel de rédaction, il faut donc s’assurer d’une saisie correcte
- Définition du process de saisie des dossiers dans le logiciel de rédaction
- Création d’un tutoriel dédié aux collaborateurs (mémo de saisie des dossiers)
- Mise à jour des dossiers à partir de juin 2023 pour avoir une vision représentative de l’activité au moment T
Avoir une vision d’ensemble et piloter le chiffre d’affaire
- Systématisation de la saisie des émoluments dans iNot (les notaires sont en charge de cette saisie afin de contrôler la véracité de ces informations)
- La vision de l’ensemble de l’activité sur le multi-office donnée par Notarly permet d’identifier et de supprimer des dossiers créés en doublons, et ainsi avoir une vision réelle du chiffre d’affaire à venir
- Aujourd’hui, les notaires associés ont opté pour une vision du chiffre d’affaire et du volume d’activité à 3 mois (cette vision au trimestre est dépendante de la nature des dossiers rentrés). Prochaine étape : essayer de se projeter à 6 mois
Dynamiser le suivi des dossiers
- Objectif : cadrer le suivi de dossier, pour faire en sorte d’impulser un rythme commun
- Dans Notarly, les associés et les collaborateurs ont accès à une vision synthétique de leur stock de dossiers en cours
- Mise en place de process de suivi des dossiers de ventes (immobilier des particuliers), et des dossiers de successions. Prochaine étape : cadrage des dossiers de divorce et de partages
- Formation en visio des collaborateurs et mise à dispo d’un module de e-learning pour les nouveaux arrivants
- Workshop de co-création de la fonctionnalité de suivi des actions