5 indicateurs pour dresser le bilan des performances de votre office créée
74% des notaires créateurs déclarent avoir fait évoluer leur stratégie pendant leur installation.
74% des notaires créateurs déclarent avoir fait évoluer leur stratégie pendant leur installation. Et pour faire évoluer sa stratégie, il faut avant tout dresser un bilan de tout ce que vous avez accompli jusqu'ici.
- Alors comment faire le bilan de ce qui fonctionne ? Et de ce qui ne fonctionne pas ?
- Quels sont les réflexes à adopter pour avoir une vision globale de l'activité de votre office ?
- Et comment déterminer ce qui doit être amélioré ?
Nous allons voir en 3 minutes sur quoi se concentrer pour tirer le bilan de votre installation. Vous pourrez ensuite très simplement adapter votre stratégie et mettre votre étude sur la voie de la croissance 🌱 ⇒ 🌳
#1 Quantifier votre volume d'activité
Le 1er réflexe, c'est de faire un bilan du volume d'activité de votre étude. Pour cela, il faudra vous concentrer sur des indicateurs facilement mesurables, que vous pourrez retrouver dans votre logiciel de rédaction d'acte.
Faire le point sur votre volume d'activité vous permettra de voir si vous avez atteint vos objectifs, et vous aidera à vous en fixer de nouveaux. Le but ? Vous donner un nouveau cap pour développer votre étude, à votre rythme.
Vos 2 indicateurs de volume d'activité :
- Le nombre de dossiers traités et leurs statuts : lorsqu'on parle de volume d'activité, c'est le 1er indicateur à regarder. Combien avez-vous traité de dossiers, et surtout quel est le ratio entre les dossiers ouverts, et les dossiers finalisés.
- Le chiffre d'affaire généré depuis votre ouverture : c'est le nerf de la guerre. Le montant de votre chiffre d'affaire déterminera si vous êtes en mesure de payer vos charges, si vous êtes rentables, et si vous pouvez recruter.
Nos conseils :
- Si vous avez beaucoup de dossiers suspendus ou désistés, faites rapidement un inventaire des points qui ont été bloquants dans ces dossiers. Voyez ceux qui reviennent le plus souvent - et réfléchissez à comment les contrer. Vous êtes maintenant armé.e pour mener vos prochains dossiers jusqu'à la signature sans aucune difficulté !
- Mettez en perspective votre chiffre d'affaire avec le nombre de dossiers traités : ceci vous renseignera sur la "valeur" des dossiers que vous traitez. C'est intéressant d'en regarder l'évolution, surtout si vous vous spécialisez dans l'immobilier institutionnel ou l'immobilier de luxe par exemple.
#2 Déterminer votre saisonnalité
Si votre étude est ouverte depuis un an ou plus, il est simple de déterminer la saisonnalité de votre activité, car de grandes tendances commencent à se dessiner.
Déterminer la saisonnalité de votre activité vous aidera à anticiper les périodes de forte activité et celles de creux. Le but étant de mieux allouer vos ressources en interne, c'est à dire votre temps - et celui de vos collaborateurs !
Vos 3 indicateurs de saisonnalité :
- Nombre de dossier ouverts par mois : qui détermine le moment où vous avez le plus de demandes entrantes, à répartir entre vos collaborateurs. Lorsque vous prévoyez les dates de signatures de ces dossiers, pensez à les étaler dans le temps afin de ne pas subir une vague de rédaction sur une courte période
- Signatures prévues chaque mois : c'est ce chiffre qui va vous indiquer vos pics d'activité. Car signatures riment avec rédaction des actes et planification des rendez-vous. Et vu les maigres disponibilités de vos clients, cette tâche vous prendra souvent plus de temps que ce que vous estimez.
- Nombre de collaborateur en activité par mois : cette information doit être regardée avec le nombre de signature prévue par mois. Assurez vous d'avoir assez de monde lors des pics d'activité où vous aurez beaucoup d'actes à rédiger et à signer avec vos clients.
Nos conseils :
- Bien prendre en compte le nombre de signature prévues par mois (voire par semaine pendant les pics d'activité), afin de se rendre disponible pour viser et signer les actes. Pensez à déléguer toute la constitution à vos collaborateurs pendant cette période.
- Apprenez à déléguer. Déterminez les tâches que vous devez garder et celles que vous pouvez confier. Cela vous permettra de réserver une plage horaire dans votre agenda afin de réfléchir aux dossiers délicats mais aussi à vos stratégies de développement.
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